A. Genehmigungen – eine Übersicht

A1. Einleitung

Für wen ist diese Guideline gemacht?

Für Organisator*innen von nichtkommerziellen kulturellen Veranstaltungen im öffentlichen Raum in Berlin.

Was ist für die Durchführung einer Veranstaltung zu beachten?

Je nach Art und Umfang der Veranstaltung kann es sein, dass für eine legale Umsetzung verschiedene Genehmigungen zu beantragen sind. Hierfür sind in den zwölf Berliner Bezirken unterschiedliche Ämter zuständig. In der Regel gibt es keine koordinierende Stelle innerhalb der Bezirksämter. Im hier vorliegenden Dokument versuchen wir deshalb einen Überblick zu geben, was du beachten musst und welche Ämter, bzw. welche Anträge gegebenenfalls zu stellen sind.

A2. Welche Arten von Genehmigungen sind erforderlich?

1. Genehmingung für die Nutzung einer öffentliche Fläche

Um eine Veranstaltung auf einer öffentlichen Fläche durchzuführen, muss eine Sondernutzung durch die dafür zuständigen Behörden genehmigt werden. Dabei gibt es beiSondernutzungen  verschiedenen Flächentypen die relevant sind und zum Teil unterschiedliche Gesetzesgrundlagen und/oder zuständige Behörden. Somit können – je nach Standort –  unterschiedliche Anträge auf Genehmigung der Sondernutzung notwendig werden.

Siehe hierzu: B. DIE SONDERNUTZUNG 

2. Genehmingung für zu erwartenden Lärm

Wenn deine Veranstaltung eine störende Lärmquelle (z.B. elektronisch verstärkte Musik) beinhaltet, muss gegebenenfalls ein Antrag auf Ausnahme vom Landesimmissionsschutzgesetz beantragt werden. Dies gilt sowohl für Veranstaltungen auf öffentlichen als auch privaten Flächen. Bei der Genehmigung wird geprüft, ob die Veranstaltung eine akzeptable Belastung der Umgebung mit sich bringt oder nicht. Mit diesem Verfahren können sich sowohl die jeweils zuständige Behörde, als auch der*die Veranstalter*in gegen Lärm-Beschwerden von Bewohner*innen der Umgebung schützen.

Siehe hierzu: C. Lärm- und Immissionsschutz  

3. Bei musikalischen Darbietungen

Die Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte (GEMA) vertritt die Rechte der Komponisten, Textdichter und Musikverleger. Nur der Urheber hat das Recht, sein geistiges Eigentum zu vervielfältigen, zu verbreiten und öffentlich wiederzugeben.

Vor einer öffentlichen Wiedergabe von urheberrechtlich geschützter Musik kann es deshalb für die Veranstalter*innen ratsam sein eine Anmeldung für die Veranstaltung  bei der GEMA zu prüfen und vorzunehmen. Dies gilt für Musikdarbietungen wie Live Musik, Musik von Tonträgern aller Art, Musik aus Automaten, Radio- und Fernsehgeräten oder Film- und Videovorführungen . Allerdings kann es einen Unterschied machen, welche Art von Musik dargeboten wird, wie groß die Veranstaltung ist und ob Eintritt für die Veranstaltung genommen wird oder nicht.

Weitere aktuelle Informationen erhältst du zum Thema GEMA im Internet unter www.gema.de oder bei der Bezirksdirektion Nürnberg, Johannisstr. 1, 90419 Nürnberg (Tel. 0911/93359-291).

4. Für ein Angebot von Speisen und Getränken

Wenn die Besucher*innen der Veranstaltung mit gastronomischen Angeboten versorgt werden sollen, muss beispielsweise eine Reisegewerbekarte oder Gaststättengewerbe-Erlaubnis, vorhanden sein, bzw. beantragt werden.

Siehe hierzu: E. Gastronomisches Angebot    

5. Für weiterführende Ideen für deine Veranstaltung

Willst du bei der Veranstaltung Pyrotechnik verwenden, musst dies ebenfalls separat beantragt werden.

Siehe hierzu: G. Feuern und Pyrotechnik 

Planst du größere Aufbauten wie beispielsweise Bühnen, Aufenthalts- und Rückzugsbereiche mit Schutz vor Witterung, brauchst du unter Umständen eine Baugenehmigung.

Siehe hierzu: H. Genehmigung von Aufbauten

6. Was noch

Darüber hinaus sind gegebenenfalls – entweder im Rahmen der Genehmigung oder der Ausführung – weitere Behörden oder Dritte einzubeziehen, wie z.B. die Feuerwehr, die Polizei, die BVG (Berliner Verkehrsbetriebe), die BSR (Berliner Straßenreinigung) oder Stromanbieter wie Vattenfall.

Ab einer Größenordnung von mehr als 500 Besucher*innen kannst  du bei Bedarf die zuständige Polizeidienststelle informieren, deine Erreichbarkeit hinterlassen und gegebenenfalls nach Abstimmungsbedarfen seitens der Polizei fragen. Ab einer Größenordnung von 1.000 Besucher*innen solltest du möglichst ein Sanitäter*innen-Team für eine mögliche Präsenz während der Veranstaltung anfragen.

Dies ist nicht vorgeschrieben, erhöht aber die Sicherheit der Besucher:innen und damit das Vertrauen in Eure Veranstaltung. Insbesondere bei Veranstaltungen im Straßennetz ist die Feuerwehr, gegebenenfalls die BVG und auch die BSR einzuschalten. Für die Feuerwehr ist es notwendig, auch während einer Veranstaltung im Notfall Menschen aus angrenzenden Häusern bergen zu können. Bei innerstädtischen Kiezfesten ist es teilweise auch notwendig, innerhalb des Festgeländes Schneisen zur Durchfahrt der Feuerwehr zu planen und einzuhalten sowie Fluchtwege mit zu bedenken. Bei einer Umleitung des Bus- oder Tramverkehrs, oder . einer Beeinträchtigung der regelmäßigen Abfallentsorgung sind die BVG oder die BSR anzusprechen und zu informieren. In diesen Fällen kann es auch Sinn machen, mit dem Straßen- und Grünflächenamt in Abstimmung zu gehen. In der Regel kennen sie die zu beachtenden Vorschriften und die notwendigen Kontakte bei den genannten Beteiligten. Für eine Stromversorgung aus dem öffentlichen Netz durch einen Verteilerschrank, oder für das Errichten eines Baustromkastens ist beispielsweise der Netzbetreiber Vattenfall anzusprechen.

Im folgenden Abschnitt geben wir eine kurze Einführung, welche Anträge und Genehmigungen zu den zentralen fünf Themen beantragt werden können.

A3. Welche Anlagen müssen bei allen Anträge mit vorbereitet werden?

1. Lageplan

Ein Lageplan ist für die Veranstaltung eine der wichtigsten Anlagen, die du für den Antrag erstellen musst. Daraus sollte die Verwaltung klar ersehen können, wo und wie alle wichtigen Elemente der Veranstaltung an dem jeweils gewünschten Ort installiert werden und wie sie mit diesem zusammenwirken.

Welche Informationen sollte ein Lageplan enthalten? Der Bereich Ihrer Veranstaltung erfordert:
  1. Alle umliegenden Gebäude, Straßen, Gehwege, Plätze und Grünflächen mit Beschriftung
  2. Die Lage aller baulichen und technischen Elemente für Ihre Veranstaltung innerhalb dieses Bereichs
  3. Etwaige Zäune oder andere Absperrungen, die Sie zu errichten beabsichtigen.
  4. Wege, Straßen oder Passagen, die während der Veranstaltung für den notwendigen Zugang offen bleiben müssen
Maßstab und Abmessungen

Zeichnein deinen Plan alle Maße ein, die für die Beurteilung der Durchführbarkeit und der Auswirkungen deiner Veranstaltung relevant sind, z.B:

  • Fläche und Abmessungen des Veranstaltungsgeländes (Perimeter)
  • Breite der Fluchtwege, Feuerwehrzufahrten usw.
  • Abmessungen von Bühnen, Tribünen usw.

Der Lageplan sollte maßstabsgetreu gezeichnet sein, so dass alle Maße, die nicht auf dem Plan eingezeichnet sind, aber für die Beurteilung der Veranstaltung wichtig sind, durch Abmessen geschätzt werden können.

Informationen in der Plankopf

Der Lageplan sollte eine Plankopf mit den wichtigsten Informationen über die Zeichnung selbst, den geplanten Standort und den*die Antragsteller*in enthalten. Als Anhaltspunkt könnte dieser bestehen aus:

  • Name, Adresse und Ansprechpartner*in der*des Antragstellers*in
  • Adresse der geplanten Veranstaltung
  • Name und Art der Veranstaltung
  • Datum, Uhrzeit und erwartete Anzahl Teilnehmer*innen der Veranstaltung
  • Titel der Zeichnung, Maßstab, Erstellungsdatum und ein Index (um eventuelle Änderungen zu verfolgen)
Legende

Alle wichtigen Elemente sollten deutlich beschriftet werden. Wenn dadurch zu viel Text entsteht, der die Zeichnung unleserlich macht, sollten Sie erwägen, die Informationen mit einer Legende im Plankopf farblich zu kennzeichnen oder zu strukturieren.

Zeichnen des Lageplans

Über das „Geoportal“ der Stadt Berlin (z.B. hier: https://gdi.berlin.de/viewer/main/) können Sie maßstabsgetreue Pläne von jedem Ort in Berlin abrufen und diese zum Zeichnen herunterladen. Alternativ bietet die RAUMSONDE ein maßgeschneidertes Tool an, mit dem du einen digitalen Lageplan mit allen oben genannten Elementen zeichnen können.

2. Veranstaltungskonzept

Du solltest zudem ein Veranstaltungskonzept erstellen, das die wichtigsten Informationen zu deiner Veranstaltung darlegt und allen Anträgen beifügen wird, die du verschickst. Einige der darin enthaltenen Informationen können sich in den Antragsformularen wiederholen, aber diese Zusammenfassung wird sicherstellen, dass alle Behörden, mit denen du über deine Veranstaltung kommunizierst, alle Informationen erhalten, die sie benötigen.

Wenn du deinen Antrag über den RAUMSONDE ANTRAGSASSISTENTEN vorbereitest, wird der Antragsassistent ein Veranstaltungskonzept für dich aus den von dir eingereichten Eingaben erstellen.

In der Regel sollte das Veranstaltungskonzept folgende Informationen enthalten:

– Angaben zum Antragsteller*in, Ansprechpartner*in und Organisator*in der Veranstaltung

– Ort, Datum und Dauer der Veranstaltung, einschließlich Auf- und Abbauzeit

– Eine Beschreibung der Veranstaltung (siehe Hinweis unten)

– Wie viel Platz benötigt wird und für wie viele Personen die Veranstaltung  geplant wird

– Zusammenfassung der Maßnahmen zur Verkehrsumleitung, falls erforderlich, oder Absperrung des Veranstaltungsbereichs, falls geplant

– Zusammenfassung der für die Veranstaltung erforderlichen technischen Versorgungen, wie Strom, Wasser, Toiletten usw.

– Zusammenfassung der geplanten Sicherheits-, Hygiene- und Risikominderungsmaßnahmen, es sei denn, die Veranstaltung ist so groß, dass hierfür separate Berichte erforderlich sind

– Zusammenfassung der geplanten Maßnahmen zur Abfallentsorgung, es sei denn, die Veranstaltung ist so groß, dass hierfür gesonderte Berichte erforderlich sind

Ihre Veranstaltungsbeschreibung sollte Informationen zu folgenden Aspekten enthalten:

– Welche Art von kulturellen Aktivitäten sind vorgesehen?

– Zielpublikum

– Ist die Veranstaltung Teil eines größeren Veranstaltungsprogramms (Draussenstadt, Kultursommer, etc….)

– Verbindung zur lokalen Nachbarschaft

– Nutzen für den Ort und/oder die Gemeinschaft

– Welche Einschränkungen für andere Nutzungen sind während der Veranstaltung zu erwarten?

– Finanzierungsquellen

– Ist die Veranstaltung gewinnorientiert?

3. Veranstalterhaftpflichtversicherung

Eine Veranstalterhaftpflichtversicherung benötigst du, wenn du als Veranstalter*in eine Veranstaltung durchführst. Eine Veranstalterhaftpflichtversicherung deckt die gesetzliche Haftpflicht während der Vorbereitung und Durchführung öffentlicher Veranstaltungen ab.

Das Wichtigste kurz erklärt:

• Als Veranstalter*in haftest du für sämtliche Schäden, die durch dich selbst oder ein von dir beauftragtes Unternehmen verursacht werden.
• Die Veranstalterhaftpflichtversicherung schützt dich vor hohen Schadensersatzansprüchen infolge von Personen-, Sach- und Vermögensschäden und wehrt unberechtigte Vorwürfe ab.
• Aufgrund des hohen Schadensrisikos bei Veranstaltungen und Events ist der Abschluss einer Veranstalterhaftpflichtversicherung ein wichtiger Schutz für deine Veranstaltung.

Warum ist eine Veranstalterhaftpflichtversicherung nötig? 

Bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen arbeiten viele Menschen mit. Auch bei gewissenhafter Arbeit aller Beteiligten besteht immer ein gewisses Risiko für Personen-, Sach- und Vermögensschäden. Wenn es am Veranstaltungsort zu einem Schaden kommt, haftest du als Veranstalter dafür. Mit dem Abschluss einer Veranstaltungshaftpflichtversicherung bist du vor hohen Kosten und unberechtigten Haftpflichtansprüchen Dritter geschützt. Da solche Forderungen sehr teuer werden können und bis zur Existenzbedrohung führen können, ist der Abschluss einer Veranstalterhaftpflichtversicherung dringend zu empfehlen.

Leistungsumfang der Veranstalterhaftpflichtversicherung 

Im Schadensfall überprüft der Versicherer zunächst, ob du tatsächlich haftbar bist und ob die Höhe der Forderung gerechtfertigt ist. Sind die Ansprüche berechtigt, übernimmt die Versicherung den finanziellen Schaden bis zur Höhe der vereinbarten Versicherungssumme. Unberechtigte oder zu hohe Forderungen wehrt die Versicherung für dich ab – notfalls auch vor Gericht.

Die Haftung des Veranstalters kann aus verschiedenen Rechtsgebieten resultieren. Bei einer Verurteilung wegen vorsätzlicher Handlung besteht kein Versicherungsschutz bei einem Straf- und Ordnungswidrigkeitenverfahren. Eine Rechtsschutzversicherung bietet hier ebenfalls keinen angemessenen Schutz. Sie übernimmt nicht nur keine Kosten des Verfahrens, wenn der Vorwurf vorsätzlichen Verhaltens im Raum steht, sondern deckt auch nur die Verfahrenskosten ab, jedoch kein Schmerzensgeld oder Schadensersatz.

Darüber hinaus wehrt die Veranstalterhaftpflichtversicherung unberechtigte Schadensersatzforderungen ab, notfalls vor Gericht. So agiert die Veranstalterhaftpflicht bei unberechtigten Forderungen quasi wie eine kleine private Rechtsschutzversicherung. So kannst du unbegründeten Schadensersatzforderungen beruhigt entgegensehen.

Versicherte Schäden der Veranstalterhaftpflichtversicherung 

Personenschäden:
Wenn du durch dein Verschulden die Gesundheit einer anderen Person schädigst, liegt ein Personenschaden vor. Ein mögliches Szenario ist zum Beispiel, dass ein Gast aufgrund unzureichender Sicherheitsmaßnahmen auf einer Veranstaltung stürzt und sich dabei verletzt. Er fordert Heilbehandlungskosten und Schmerzensgeld, die die Veranstalterhaftpflichtversicherung für dich übernimmt.

Sachschäden:
Wenn du durch dein Verschulden den Besitz einer anderen Person beschädigst, liegt ein Sachschaden vor. Ein typisches Beispiel sind Schäden an gemieteten Räumen, die durch betrunkene Gäste verursacht werden. Die Veranstalterhaftpflichtversicherung kommt für die Reparatur- oder Wiederbeschaffungskosten auf.

Vermögensschäden infolge von Personen- oder Sachschäden:
Im Bereich der Vermögensschäden sind in der Regel nur Vermögensfolgeschäden versichert, die infolge eines versicherten Personen- oder Sachschadens entstehen. Ein typisches Beispiel ist der Verdienstausfall aufgrund eines Personenschadens. Die Veranstalterhaftpflichtversicherung, die du bei Zurich abgeschlossen hast, übernimmt die entstehenden Kosten.

Die Deckungssumme bei einer Veranstalterhaftpflichtversicherung sollte mindestens 2 Millionen Euro für Personenschäden und 1 Million Euro für Sach- und Vermögensschäden betragen.

Welche Personen sind durch die Veranstaltungshaftpflicht abgesichert? 

Neben den Haftpflichtansprüchen der Zuschauer und Besucher sind auch die aktiv teilnehmenden Personen (Teilnehmer, Künstler, Musiker) in der Regel eingeschlossen. Als Veranstalter solltest du dir die nötigen Informationen für eine Haftpflichtversicherung bei einer unverbindlichen Beratung geben lassen. Dadurch erhalten Gäste, Besucher und du als Veranstalter die notwendige Sicherheit von der Versicherungsgesellschaft für den Besuch der Veranstaltung.

Im Bereich der Veranstaltungsversicherung ist auch die persönliche gesetzliche Haftpflicht der gesetzlichen Vertreter des Versicherungsnehmers (VN) und solcher Personen mitversichert, die der VN zur Leitung, Absicherung oder Beaufsichtigung der versicherten Veranstaltung angestellt hat. Darüber hinaus ist auch die gesetzliche Haftpflicht sämtlicher übriger Betriebsangehöriger (Mitarbeiter) sowie Repräsentanten und ehrenamtlicher Helfer abgesichert.

Mietsachschäden an Gebäuden und Räumen durch Teilnehmer, Gäste und Besucher

 Leider kommt es bei einem Schadensfall an gemieteten Räumen durch unbekannte Personen oft zu Problemen. In den meisten Fällen lässt sich der Schädiger nicht identifizieren und der Veranstalter muss für die Kosten aufkommen. Als Veranstalter haftest du, wenn fest verbaute Sachen an dem Gebäude beschädigt oder zerstört werden.

Voraussetzung für die Absicherung der genannten Schäden ist, dass vor und nach der Veranstaltung eine Begehung der Gebäude und Räume erfolgt. Darüber hinaus muss jeweils ein schriftliches Feststellungsprotokoll über vorhandene oder neu entstandene Gebäudeschäden erstellt werden.

≈

Andere Nebenrisiken sind beispielsweise:

  • Der Auf- und Abbau (z. B. von Rahmen, Kabeln, Zelten oder Tribünen)
  • Die Unterhaltung von Beleuchtungs- und Beschallungsanlagen sowie technischem Equipment
  • Das Risiko des Datenschutzes und der Nutzung von Internet
  • Die Abgabe von Speisen und Getränken
  • Feuerwerke
  • Das Abhandenkommen von fremden Schlüsseln
  • Unfallversicherung für Mitwirkende und Crew
  • Ticketversicherung
Versicherung für Veranstaltungen auf öffentlichen Flächen

Für Veranstaltungen auf öffentlichen Flächen (z. B. auf Straßen, Plätzen und Grünflächen), für die eine Sondernutzungserlaubnis erforderlich ist, ist der Nachweis einer entsprechenden Haftpflichtversicherung erforderlich. Es ist möglich, deinen Erstantrag ohne diesen Nachweis einzureichen, aber eine Nachweisbescheinigung wird dann entweder vor der endgültigen Erteilung der Genehmigung oder als Bedingung für die Genehmigung verlangt, die vor der Übergabe des Veranstaltungsortes an dich vor der Veranstaltung vorzulegen ist.

Der RAUMSONDE-Antragsassistent kann eine geeignete Vorlage für eine solche Bescheinigung erstellen, die du ausdrucken und zu diesem Zweck von deinem Versicherer ausfüllen und unterschreiben lassen kannst.