Über den Antragsassistent können Veranstalter*innen behördliche Genehmigungsanträge vorbereiten und bei den zuständigen Behörden einreichen. Durch die Eingabe aller Parameter der geplanten Veranstaltungsdaten in ein vereinfachtes vierstufiges Verfahren ermittelt das Tool automatisch
- welche Genehmigungen erforderlich sind,
- an welche Behörden sie gesendet werden müssen und,
- welche Dokumente für die jeweiligen Anträge benötigt werden.
Einige Antragsformulare können im Tool in einem standardisierten Format generiert werden, das den gesetzlichen und administrativen Anforderungen entspricht und ermöglicht das Hochladen aller zugehörigen Anhänge. Diese vorgefertigten Anträge können dann im PDF-Format heruntergeladen und per E-Mail an die zuständigen lokalen Behörden übermittelt werden.
Das Grundprinzip des Tools ist, dass eure Eingaben antragsneutral sind. Das heißt, es werden zunächst alle relevanten Parameter der geplanten Veranstaltung eingesammelt und abschließend geprüft, welche Genehmigungen voraussichtlich notwendig sein werden. Das Tool zeigt dann, welche Formulare ausgefüllt werden müssen, wohin sie gesendet werden müssen und welche zusätzlichen Materialien, Informationen oder Unterlagen erforderlich sind. Anschließend können viele dieser Dokumente auch automatisch generiert werden.
Um den Prozess zu beginnen, klicke auf die Schaltfläche „Antrag“ in der Kopfleiste.
4-Schritt Eingabe
Die Eingabe der Parameter und Informationen für die Veranstaltung erfolgt in vier Schritten:
Schritt 1 – Antragsteller
In Schritt 1 werden Informationen zur Antragsteller*in angefragt.
Du musst die Daten der Person oder der Organisation kennen, die den Antrag stellt, einschließlich der Unternehmensdaten, wenn es sich um eine Organisation handelt. Wenn die Veranstaltung von einer anderen Person als der antragstellenden Person koordiniert wird, die als Ansprechpartner*in für die Behörden fungieren soll, kann dies ebenfalls separat angegeben werden. Eine Veranstalterhaftpflichtversicherung ist in der Regel für öffentliche Veranstaltungen erforderlich. Findet deine Veranstaltung auf einer öffentlichen Fläche statt, muss deine Versicherung ein separates Formular ausfüllen, das mit dem Tool erstellt werden kann. Dieses kann zusammen mit deinem Antrag eingereicht werden oder auch später nachgereicht werden, ist aber für die endgültige Genehmigung erforderlich.
Wenn ihr die Felder ausgefüllt habt, könnt ihr auf „Weiter zu Schritt 2“ klicken.
Schritt 2 – Standort
In Schritt zwei müsst ihr die Parameter zum Veranstaltungsort eingeben.
Gib hier die genaue Adresse und die Art der Du musst auch die Fläche kennen, die deine Veranstaltung benötigt. Wenn du parallel zum Ausfüllen dieser Informationen einen Lageplan zeichnest, kannst du mit dem Lageplan-Tool genau ausmessen, wie groß die verschiedenen benötigten Räume und Flächen deiner Veranstaltung sind. Die Verwaltung muss die Flächen der verschiedenen Raumtypen und auch z. B. die getrennten Flächen von Straße und Gehweg kennen, da diese Faktoren für die Berechnung der erforderlichen Gebühren für die Nutzung des öffentlichen Raums entscheidend sind. ein, auf der die Veranstaltung sein soll. Du kannst die RAUMKARTE oder das QUICK CHECKER-TOOL verwenden, um herauszufinden, um welche Art von Fläche es sich handelt. Da sich eine Veranstaltung auf mehr als eine Flächenart erstrecken kann, kannst du bei Bedarf mehrere Eingaben zum Flächentyp machen. Dies könnte bedeuten, dass mehrere Genehmigungen für die verschiedenen Arten von Flächen erforderlich sind. Das Tool wird dich dabei unterstützen.
Du musst auch die Fläche kennen, die deine Veranstaltung benötigt. Wenn du parallel zum Ausfüllen dieser Informationen einen Lageplan zeichnest, kannst du mit dem Lageplan-Tool genau ausmessen, wie groß die verschiedenen benötigten Räume und Flächen deiner Veranstaltung sind. Die Verwaltung muss die Flächen der verschiedenen Raumtypen und auch z. B. die getrennten Flächen von Straße und Gehweg kennen, da diese Faktoren für die Berechnung der erforderlichen Gebühren für die Nutzung des öffentlichen Raums entscheidend sind.
Wenn Du eine Veranstaltung auf einer Straße planst, muss der Verkehr für die Dauer der Nutzung gegebenenfalls umgeleitet oder eingeschränkt werden. Möglicherweise muss eine Straße dafür komplett gesperrt werden. Parkplätze müssen vorübergehend geräumt und freigehalten oder – je nach Situation vor Ort – sogar Buslinien umgeleitet werden. Hierfür ist eine gesonderte Genehmigung, die so genannte “Verkehrsrechtliche Anordnung” erforderlich, für die ein spezieller Plan erstellt werden muss und bei deren Durchführung viele spezifische Vorschriften zu beachten sind, wie z. B. die Verwendung bestimmter Schilder, die Umzäunung oder Absperrung von Flächen, die Aufrechterhaltung notwendiger Zufahrten für die Feuerwehr oder Garagen und Ähnliches. Es ist zwar möglich, die erforderliche Ausrüstung selbst zu mieten und dies allein zu organisieren, aber das Verfahren kann komplex sein und erfordert Fachwissen und Koordination. Wir empfehlen daher den Veranstalter*innen eine professionelle Organisation zu beauftragen, die diese Aufgabe einschließlich der notwenigen Planung übernimmt. Diese erstellt einen Verkehrsumleitungsplan, der in 5-facher Ausfertigung dem entsprechenden Antrag beizufügen ist.
Wenn ihr die Felder ausgefüllt habt, könnt ihr auf „Weiter zu Schritt 3“ klicken.
Schritt 3 – Veranstaltung
In Schritt drei werden alle wichtigen Informationen zur Veranstaltung selbst abgefragt.
Zunächst musst du deiner Veranstaltung einen Namen geben und sie kurz und bündig beschreiben. In deiner Beschreibung brauchst du keine Aspekte der Veranstaltung zu wiederholen, nach denen in den anderen Eingabefeldern gefragt wird, sondern alle anderen relevanten Informationen angeben, wie z. B.:
- Um welche Art von Veranstaltung handelt es sich?
- Wer ist das Zielpublikum?
- Welches öffentliche Interesse spricht die Veranstaltung an? (Das ist besonders wichtig bei Veranstaltungen im öffentlichen Raum)
- Welchen Wert hat deine Veranstaltung für die lokale Gemeinschaft? (Das kann als Begründung für die Genehmigung helfen)
- Ist die Veranstaltung Teil eines größeren Rahmens kultureller Aktivitäten?
- Welche Überlegungen wurden zu den Umweltauswirkungen der Veranstaltung getroffen?
- Hat die Veranstaltung Auswirkungen auf die lokale Mikroökonomie?
- Ist die Veranstaltung Teil einer lokalen Tradition, die eine Geschichte hat?
- Ist die Veranstaltung Teil eines spezifischen, wichtigen Outreach-Programms, einer lokalen Initiative oder Ähnlichem?
Als Nächstes solltest du eine Schätzung abgeben, wie viele Personen für diese Veranstaltung ungefähr eingeplant sind. Bei diesen geschätzten Zahlen kannst du bei Bedarf zwischen Teilnehmer*innen, Besucher*innen und weiteren Personen (wie z. B. den Mitarbeitenden, Künstler:innen und Sicherheitspersonal) differenzieren. Prinzipiell müssen aber vor allem die Besucher:innen (Gäste) angegeben werden.
Als Nächstes solltest du angeben, wann die Veranstaltung stattfinden soll. Du musst die gesamte Zeit einplanen, für die du den Raum oder Ort benötigst, also vom Beginn des Aufbaus bis zum Verlassen des Ortes in dem Zustand, in dem du ihn vorgefunden hast. Außerdem gibst du den Zeitraum an, in dem deine Veranstaltung tatsächlich stattfindet. Auch hier musst du nur einige wenige Eckdaten und Zeiten eingeben, den Rest berechnet das Tool und zeigt alles im grauen Feld an.
Ein wichtiger letzter Punkt ist die Frage, ob du eine verstärkte Beschallung (z.B. eine größere Musikanlage für eine Bühne o.Ähnl.) für deine Veranstaltung planst. – Falls ja, ist es meist notwendig, eine Ausnahmegenehmigung von den üblichen Lärmgrenzwerten zu erhalten, die in einer bestimmten Nachbarschaft einzuhalten sind. Dies hängt davon ab, wie laut deine Veranstaltung sein wird, zu welcher Zeit und wie lange du sie durchführen willst, und auch von der Nähe möglicherweise angrenzender Wohngebiete. Diese Ausnahmegenehmigung ist ein anderes Verfahren als die Genehmigung für deine Veranstaltung und muss bei einer anderen Dienststelle eingereicht werden. Am Ende des Antragsverfahrens erhältst du über den Antragsassistenen einen Link zu diesem Genehmigungsdienst bzw. der zuständigen Behörde.
Wenn ihr die Felder ausgefüllt habt, könnt ihr auf „Weiter zu Schritt 4“ klicken.
Schritt 4 – Sonstige Angaben
In Schritt 4 werden alle sonstigen relevanten Informationen für die Veranstaltung abgefragt.
Erstens sollten hier alle mit der Veranstaltung verbundenen baulichen Anlagen und Einrichtungen beschrieben werden. Diese können unter die Kategorie „Fliegende Bauten“ fallen, für die eine Bauartgenehmigung durch den TÜV und ein Prüfbuch erteilt wird.
Einige „Fliegende Bauten“, wie Zelte mit einer Fläche von bis zu 75 qm, bedürfen keiner zusätzlichen Genehmigung, während größere Bauten unter Umständen eine Genehmigung der örtlichen Bauaufsichtsbehörde nach §76 BauOBln benötigen. Weitere Informationen hierzu findet ihr in unserem InfoCenter.
Maßgeschneiderte oder handgefertigte Bauwerke haben in der Regel keine solche Bauartgenehmigung. Während kleinere Elemente keiner besonderen Genehmigung bedürfen, können große Bauwerke eine Sondergenehmigung erfordern.Im Zweifelsfall solltet ihr euch so früh wie möglich an die örtliche Bauaufsichtsbehörde wenden, da solche Verfahren in der Regel sehr langwierig sind und eine sorgfältige Abstimmung erfordern.
Der zweite Aspekt, der in diesem Abschnitt behandelt wird, betrifft das Angebot an Speisen und Getränken auf deiner Veranstaltung. Auch hier sollten die Angaben je nach Umfang und Art der geplanten Veranstaltung so genau wie möglich sein. Alles, was in diesem Abschnitt nicht direkt abgefragt wird, aber möglicherweise relevant ist, kann in deinem Veranstaltungskonzept unter Punkt 3.1 aufgeführt werden.
Der dritte Bereich in diesem Abschnitt betrifft die technische Versorgung der Veranstaltung, insbesondere die Strom- und Wasserwirtschaft. Wenn du beabsichtigst, dich an das öffentliche Netz anzuschließen (z. B. an das Stromnetz über einen Baustromanschluss oder an die Wasserversorgung und die Abwasserentsorgung) oder wenn du eigene Infrastrukturen bereitstellst (z. B. Generatoren, Wassertanks, autarke Toilettenanlagen usw.), kannst du das hier beschreiben. Achte außerdem darauf, dass alles, was du planst, auch im Lageplan, den du zusammen mit dem Antrag einreichst, markiert und beschriftet ist.
Im vierten Abschnitt kannst du alle weiteren Aspekte deiner Veranstaltung beschreiben, die zuvor noch nicht behandelt wurden. Für einige dieser Aspekte – z. B. Feuerwerk oder Pyrotechnik – sind möglicherweise zusätzliche Genehmigungen erforderlich, bei denen das Tool behilflich sein kann.
Wenn ihr die Felder ausgefüllt habt, könnt ihr auf der Schaltfläche “Antrag prüfen” klicken, um den Vorprüfungsvorgang durchführen zu lassen.
Vorprüfung
Wenn der vierstufige Eingabeprozess abgeschlossen ist, klicke auf die Schaltfläche „Antrag prüfen“ am unteren Ende der Seite. Das Tool führt eine Vorabprüfung durch, um dem*der Antragsteller*in mitzuteilen, welche Genehmigungen für die geplante Veranstaltung an dem gewünschten Ort erforderlich sein werden. Sollten Angaben in den vorangegangenen Eingaben fehlen oder unzureichend sein, werden die entsprechenden Felder in der Informationsspalte aufgelistet, bevor es zum Schritt „Prüfen“ geht.
Es wird eine vorläufige Liste aller notwendigen Anträge und der damit verbundenen Zusatzmaterialien erstellt. Je nachdem, welche Genehmigungen erforderlich sind, können einige der Antragsformulare und zugehörigen Dokumente vom Tool selbst erstellt werden. Für andere Anträge, insbesondere solche, für die es bereits spezielle andere Online-Antragstools gibt, und die für bestimmte Dienste bereits obligatorisch sind, werden Links zu den entsprechenden Webseiten angegeben. Hier wirst du auch auf die verschiedenen Stellen in den Behörden verwiesen, an die der jeweilige Antrag geschickt werden muss.
Aufgrund des breiten Spektrums an Anträgen, die bei der Verwaltung eingehen, sowie der Vielzahl an verschiedenen ortsbezogenen Faktoren, die bei einer Genehmigung eine Rolle spielen können, hat die Verwaltung einen großen Spielraum bei der Entscheidung, was für eine Information für eine bestimmte Veranstaltung in welchem Detail erforderlich ist. Die Empfehlungen des Tools können daher immer nur grobe Richtwerte sein, die euch ein Gefühl dafür vermitteln sollen um was es geht, mit wem du sprechen musst und wie komplex die Angelegenheit werden kann. Wir empfehlen, euch vor der Einreichung mit der zuständigen Bezirksbehörde in Verbindung zu setzen, um den Umfang der Anträge und der zugehörigen Materialien zu überprüfen, um Zeit zu sparen und das Genehmigungsverfahren insgesamt zu beschleunigen.
Anträge speichern
Wenn du mit deinem Benutzer*innenkonto eingeloggt bist, kannst die gesamten Antragseingaben aus dem vierstufigen Verfahren jederzeit speichern. Sie wird in deinem Benutzer*innenbereich gespeichert und kann jederzeit geändert, ergänzt und neu gespeichert werden. Du kannst auch verschiedene Versionen unter verschiedenen Namen abspeichern, so dass die Eingaben bei der Präzisierung deiner Planung oder bei veränderten Umständen während der Vorbereitung der Einreichung angepasst werden können. Auf diese Weise kannst du bereits zu Beginn deiner Planung abschätzen, was dies für das Verwaltungsverfahren in Bezug auf den Standort, die Größe und den Inhalt deiner Veranstaltung bedeuten kann. Die Eingaben können dann aufgrund von Diskussionen innerhalb deines Teams, mit assoziierten Partnern und Beteiligten sowie aufgrund von Vorgesprächen mit Behörden schrittweise angepasst werden.
Auf diese Weise hast du eine bessere Grundlage, um vor der Einreichung von Genehmigungen alles richtig zu machen und die Möglichkeit, Änderungen an deinen Plänen zu verwalten, wenn die Organisation immer detaillierter wird.
Der Benutzerbereich speichert auch ältere Anträge, die du erstellt hast, so dass du diese bei wiederkehrenden Veranstaltungen wieder verwenden und die Parameter bei Bedarf anpassen kannst. Dies spart Zeit bei der Vorbereitung der Anträge und trägt durch die Bezugnahme auf frühere erfolgreiche Anträge zur Verbesserung der Qualität deiner Anträge bei.
Antrag exportieren und abschicken
Aus dem Vorprüfungsfenster kannst du ersehen, welche Genehmigungen für deine Veranstaltung voraussichtlich erforderlich sind und welche Behörde jeweils dafür zuständig ist. Für bestimmte Genehmigungen gibt es bereits digitale Antragsverfahren. Im Vorprüfungsfenster findest du Links zu den URLs dieser Dienste. Im Moment hat die RAUMSONDE nicht die Funktionalität, die von dir eingegebenen Informationen direkt in diese externen Dienste zu übertragen, aber wir hoffen, in Zukunft entsprechenden Schnittstellen zu entwickeln, um eine vollständige Verwaltung des Genehmigungsprozesses über die RAUMSONDE-Plattform zu ermöglichen.
Für Antragsverfahren, für die solche standardisierten digitalen Dienste derzeit nicht zur Verfügung stehen, wie z.B. für Sondernutzungen, Ausnahmegenehmigungen für Veranstaltungen auf geschützten Grünflächen oder für den Einsatz bestimmter Pyrotechnik, können aus deinen Eingaben über die RAUMSONDE Antragsformulare generiert werden, die dann lokal als PDF-Dokumente abgespeichert werden können, um sie entweder per E-Mail oder nach Ausdruck auf Papier einzureichen.
Zusätzlich zu den Formularen für den individuellen Antrag können einige der erforderlichen Dokumente direkt aus der RAUMSONDE und mit Hilfe der bereits eingegebenen Parametern generiert werden.